Pronken met praktijkgericht onderzoek

Welke impactvolle output leveren de onderzoeksprojecten bij Fontys? Welke medewerkers, lectoraten en centers of expertise (COE’s), kenniscentra en externe partijen zijn daarbij betrokken? Dergelijke informatie achterhalen is momenteel al bijna een onderzoeksproject op zich. Aan projectleider Melanie Tinus de schone taak hierin verandering te brengen met het Fontybrede strategische project Onderzoeksinformatie.

Ze is sinds februari in dienst en spant zich met het projectteam in om inzichtelijk te maken wat er binnen Fontys aan praktijkgericht onderzoek gebeurt, inclusief kerncijfers, en wat de maatschappelijke impact van al dat onderzoek is.

‘De huidige manier waarop we onderzoeksinformatie verzamelen en ontsluiten voldoet niet aan onze ambitie en behoeften. We houden we gegevens inefficiënt bij in losse Excelsheets en verschillende systemen die niet altijd goed op elkaar aansluiten, als de informatie überhaupt al wordt geregistreerd. Hierdoor krijgen onze onderzoeksresultaten niet de zichtbaarheid die ze verdienen. Ook bemoeilijkt dit het rapporteren over ons onderzoek wanneer dit nodig is voor bijvoorbeeld het bestuursverslag of BKO (Brancheprotocol Kwaliteitszorg Onderzoek) visitaties.’

User requirements

Onderzoeksinformatie gaat op hoofdlijnen over informatie met betrekking tot profielen van lectoraten, COE’s, KC’s, onderzoekers, events, onderzoeksoutput en onderzoeksprojecten. Melanie: ‘Dit raakt diverse gebruikers, denk aan onderzoekers, lectoren en onderzoekondersteuners, maar ook marketingcommunicatiemedewerkers. Die hebben allemaal zo hun eigen informatiebehoeften.'

'Maar voordat we iets nieuws gaan bouwen of implementeren willen we weten waar deze collega’s het beste mee geholpen zijn.’ Zo kwam het projectteam op het idee om daarvoor studenten te vragen. ‘We misten in ons projectteam nog iemand die ons kon helpen met het maken van mock-ups – visualisaties van hoe een systeem er bijvoorbeeld uit zou kunnen zien – om tijdens workshops te gebruiken als “kapstok” om wensen en eisen te gaan ophalen. Toen ontstond al vrij snel het idee: waarom vragen we niet onze eigen studenten? Dan kunnen ze mooi oefenen op een praktijkcasus.’

Sven Xhofleer en twee studiegenoten van Fontys ICT brengen nu voor Melanie deze user requirements in kaart. Sven: ‘Daarnaast onderzoeken we welke huidige systemen, zoals Kwalitatieve Projecten, al voorzien in bepaalde requirements, om te zien wat er nog mist. Waar we op bestaande applicaties kunnen voortborduren, doen we dat zoveel mogelijk.’

Single source of truth

Het in kaart brengen van de wensen en eisen rondom onderzoeksinformatie is een flinke klus, aldus Sven. ‘We hebben zeven workshops gehouden met toekomstige gebruikers. Daar kwam nuttige informatie uit naar voren. Zo stellen onderzoekers het op prijs als een systeem de mogelijkheid biedt om een profiel van de onderzoeker te tonen, compleet met een foto, een beknopte biografie en een overzicht van publicaties en gewonnen prijzen.’

‘Maar weer een systeem vullen met informatie en bijhouden, dat zien ze niet zitten – en wij ook niet. Houd je die info niet bij, dan veroudert hij. En als je op meerdere plekken informatie bewaart, loop je het risico dat de informatie op de ene plaats afwijkt van de andere. Daarom gaat onze voorkeur uit naar een zogenaamde single source of truth, waarbij dit soort informatie bijvoorbeeld uit ons HR-systeem wordt gehaald.’

Eén keer registeren en optimaal hergebruiken, dat is het uitgangspunt. Te vergelijken met de Belastingdienst; die vult ook bepaalde velden van een aangifteformulier in met informatie die opgehaald is uit andere systemen.

Marktconsultatie

Als alle gebruikerswensen in kaart zijn gebracht zet Melanie en haar team een zogenaamde marktconsultatie in gang. ‘We vragen dan aan bedrijven om een voorstel te doen om onze vraag, onze oplossing, te realiseren. Mogelijk is dat de ontwikkeling van een nieuw systeem, maar het kan ook zijn dat het volstaat om al bestaande functionaliteit binnen Fontys uit te breiden met nieuwe componenten.’

Vervolgens bekijkt het projectteam samen met een enterprise architect (iemand die zich bezighoudt met de inrichting van de informatievoorziening binnen de organisatie, red.) en andere IT-collega’s hoe de gekozen oplossing kan worden ingepast in het totale ICT-landschap van Fontys. Hierbij worden opnieuw de verschillende doelgroepen zoals onderzoekers, lectoren en onderzoeksmanagers betrokken. ‘Hopelijk kunnen we in het nieuwe schooljaar beginnen met de implementatie.’

Grafieken en dashboards

Melanie: ‘Straks kan iedereen, binnen en buiten Fontys, zien wat er allemaal voor onderzoek wordt gedaan binnen onze organisatie. Zo wordt Fontys beter bekend als kennisinstelling en kunnen weer mooie kansen voor nieuwe onderzoeken ontstaan. Mooi dat we samen met een brede groep collega’s uit de onderzoeksorganisatie en studenten zoals Sven stappen kunnen zetten om ons onderzoek de aandacht te gaan geven die het verdient.'