Monique van Gestel: 'Kritische vragen stellen aan de voorkant'

Dit artikel is overgenomen uit Bron.

Projecten en programma’s. Fontys werkt er graag en veel mee om vernieuwingen in het onderwijs en de organisatie door te voeren. Of het nu gaat om studentenvoorzieningen, huisvestingszaken of IT-faciliteiten. Er zijn er tientallen. Iedereen met een goed idee kan in principe een aanvraag doen voor een project of programma.

Maar uit de meest recente portfoliorapportage blijkt dat er te veel programma's en projecten zijn in relatie tot de beschikbare verandercapaciteit in de organisatie. Ook is het sturen op financiën op dit moment niet goed mogelijk omdat het inzicht onvoldoende betrouwbaar is. Het gevolg: projecten lopen vertraging op of worden niet volgens de planning afgerond.

Juiste keuzes maken

Om hierin verbetering te brengen is vorig jaar het PMO in het leven geroepen. Dat staat voor Portfolio Management Office. 'Het PMO houdt zicht op alle lopende en toekomstige veranderprogramma’s en -projecten', legt Portfoliomanager Monique van Gestel uit.

Ook ontwikkelt en beheert het PMO alle tools die nodig zijn om een project of programma eenduidig en soepel uit te voeren. 'We geven trainingen en verzorgen workshops en werksessies', aldus Van Gestel. 'We zijn een klankbord, geven advies en coaching voor wie dat wil.'

Volgens Van Gestel stelt portfoliomanagement Fontys in staat te zijn om de juiste keuzes te maken voor projecten en programma’s die het meeste bijdragen aan de realisatie van de strategie van de organisatie en de meeste toegevoegde waarde te leveren voor de student en de organisatie.

Bureaucratie

Als elk project en programma eerst langs PMO moet, maakt dat het werk toch nodeloos ingewikkeld en bureaucratisch. 'Integendeel', reageert Van Gestel stellig. 'Het is juist de bedoeling dat het hele proces makkelijker wordt. Ik heb dan ook moeite met het woord bureaucratisch. Het gaat om kritisch nadenken en vragen stellen aan de voorkant. Bovendien is er nog maar één loket waar je geholpen wordt met je programma- of projectaanvraag. De mensen van het PMO-team helpen je met het betrekken van de juiste personen en ze zorgen ervoor dat je aanvraag zo snel mogelijk door de besluitvorming gaat.' [tekst gaat onder foto verder]

Betekent dit dat elk project en programma uiteindelijk een vinkje krijgt? Nee dat niet, weet de portfoliomanager. 'Ze zullen moeten aansluiten bij de nieuwe strategie Fontys for Society of een wezenlijke bijdrage moeten leveren aan de student of de organisatie. Ook kan het voorkomen dat projecten en programma's noodzakelijk zijn om te voldoen aan wet- en regelgeving. In alle andere gevallen zal een afwijzing volgen.'

Rotonde

Ook kun je niet zomaar meer met je initiatief starten wanneer je wilt. Dat heeft volgens Van Gestel een goede reden. 'Als alle auto’s tegelijk de weg opgaan, krijg je een verkeersinfarct dat moeilijk is op te heffen. Maar wanneer je elke auto op het juiste moment de rotonde op laat rijden, dan moeten sommige auto’s misschien even wachten, maar kunnen ze wel blijven rijden totdat het tijd is de rotonde te verlaten.'

De meerwaarde van PMO zit hem volgens Van Gestel in de dienstverlening en de slagingskans van projecten. 'Voorheen deed iedereen het op zijn eigen manier. We deden veel ad hoc, hadden geen eenduidige taal en er waren geen formats. Bovendien beoordeelden we programma's en projecten één voor één. Dat maakt het vergelijken van projecten en keuzes maken daarin erg ingewikkeld. Met als gevolg dat soms projecten soms stil kwamen te liggen of niet konden doorgaan omdat er geen mensen of budget beschikbaar was.'

Nasa
In een van de methodes die PMO aanbiedt, wordt een stuk tekst van Jerry Malden uit 100 regels voor NASA projectmanagers aangehaald: "De kiem van veel problemen ligt in het beginstadium van een project. Regievoering tijdens die periode is cruciaal. Analyse van de meeste mislukte projecten leert dat de grootste rampen vanafhet begin al zorgvuldig waren ingepland".

'Met andere woorden', zegt Van Gestel. 'Als je in de voorbereiding goed vastlegt hoe je een project gaat realiseren, loop je in de uitvoering niet snel vast. Dat is wat we met het Portfolio Management Office willen bereiken. Uiteraard is het een illusie dat je aan de voorkant alles kunt overzien en alles kunt voorkomen, maar een zorgvuldige voorbereiding is wat mij betreft geen overbodige luxe.'

Benieuwd wat PMO voor jou kan betekenen?