In kerk DomusDela vinden diensten elkaar op digitalisering

Pal tegenover het gebouw van De Lage Landen in Eindhoven, waar op dit moment de diensten van Fontys zijn gehuisvest, staat DomusDela: een kerk die is getransformeerd tot ceremonie- en congrescentrum. Op donderdag 14 december organiseerden de diensten er hun eerste gezamenlijk kwartaalevent. Dienst IT faciliteerde dit event omdat die binnen zijn eigen dienst hier de afgelopen jaren ervaring in heeft opgedaan.

Een kleine honderd IT-specialisten, informatiemanagers, procesmanagers, product owners en functioneel beheerders gaan na een woord van welkom door IT-directeur André Zandberg, met elkaar in gesprek over het belang van “de juiste dingen doen” en “de dingen juist doen”. [tekst gaat verder onder foto]

Soepele processen

Het voormalige kwartaalevent van de dienst IT is volgens Pleuni van Rooij, manager Business Processes, uitgegroeid tot een mooi event waar de diensten elkaar weten te vinden en afstemming plaatsvindt over de digitalisering die ons allen raakt.

‘De rol van digitalisering in onderwijs en onderzoek wordt steeds belangrijker. De meeste processen kunnen absoluut niet meer zonder IT. Als dienst IT doen wij ons best de randvoorwaarden te creëren om deze processen soepel te laten verlopen, zoals het faciliteren van samenwerkingsomgevingen en koppelingen die ervoor zorgen dat de studieresultaten van studenten na een toets meteen in ons studentinformatiesysteem komen te staan en docenten of de administratie gegevens niet meer handmatig hoeven over te nemen. Dat scheelt veel tijd en verkleint de kans op fouten.’

Prioriteiten

Om stakeholders beter te kunnen bedienen heeft de dienst IT het agile werken omarmd, waardoor ze wendbaarder kan inspelen op vragen uit de organisatie. Pleuni: ‘Goede communicatie is daarvoor cruciaal. Daarom organiseren we binnen de dienst IT sinds eind 2021 kwartaalevents. We blikken dan met alle teams terug op wat we in het voorbije kwartaal hebben gedaan en bekijken wat er aan werk ligt en hoe we dat de komende kwartalen uitvoeren.’

Dat is vaak een kwestie van prioriteiten stellen, want er ligt veel werk en de capaciteit bij IT is beperkt. ‘We verdelen onze aandacht niet langer over allerlei zaken, maar maken afspraken en stemmen met stakeholders af wat prioriteit krijgt.’ [tekst gaat verder onder foto]

Blik naar buiten

Consultant Kelly Vinckx is een van de deelnemers aan het event. Zij werkt bij het Portfolio Management Office (PMO) en adviseert het college van bestuur over strategische programma’s en projecten. Zij benadrukt het belang van onderlinge afstemming voor het bereiken van de ambities van Fontys.

‘De verantwoordelijkheid van de informatievoorziening is verdeeld over meerdere diensten. Veel initiatieven krijgen op een bepaald moment te maken met informatievoorziening in een procesketen. Als je onderling afstemt waar je mee bezig bent, zullen strategische programma’s en projecten beter en effectiever verlopen. Voorheen was de blik van de kwartaalevents van de dienst vooral naar binnen gericht, maar door een event als dit gaat de blik meer naar buiten.’

Aandachtspunten

Iedere dienst lichtte tijdens het event zijn managementcontract toe in zes minuten. Kelly: ‘Daardoor hebben we een beeld gekregen van de belangrijkste plannen per dienst voor kalenderjaar 2024.’ Vervolgens hebben de diensten de verschillende initiatieven verdeeld over de aankomende kwartalen en met behulp van lijntjes aangegeven waar het werk van de een het werk van de ander raakt. En in hoeverre zijn ze daarvan op de hoogte van elkaar?

Kelly: ‘We zagen al meteen een aantal interessante aandachtspunten: heel veel initiatieven willen starten in kwartaal 1, planningen sloten in de tijd niet altijd op elkaar aan en er zijn initiatieven waar een andere (betrokken) dienst nog niet van op de hoogte was. Hierdoor kregen we een aantal afhankelijkheden in beeld waar we nu weer in gezamenlijkheid de afstemming over kunnen zoeken.’

Deze samenwerking biedt volgens manager ICT Jurgen Weisfelt betere uitgangspunten om dienst- en instituutoverstijgende activiteiten te kunnen uitvoeren. ‘Denk aan het steviger inzetten op gezamenlijke inkoop van ICT-middelen, met ruimte voor doorontwikkeling van onderwijs en onderzoek.

Blijvertje

Als het aan het drietal ligt, is het kwartaalevent in deze nieuwe vorm een blijvertje. Jurgen: ‘Allereerst is het waardevol om met alle diensten te bespreken wat we aan het doen zijn, zodat we weten wie waaraan werkt en waarvoor capaciteit heeft gereserveerd. Ook de aanwezigen van de andere diensten hebben aangegeven een vervolg aan dit kwartaalevent te willen geven.’