IT: Niemand weet hoe de wereld er over drie jaar uitziet

‘Het grootste verschil tussen dienst IT nu en dienst IT enkele jaren terug is dat we erkennen dat we nu nog niet weten wat we over drie jaar nodig hebben', aldus agile coach Jasper Maas. ‘Dat zie je terug in hoe de dienst werkt. We zijn niet meer alleen gericht op dienstverlening (u vraagt, wij draaien) maar zijn nog meer sparringpartners geworden. Zo denken we mee over vragen die het onderwijs direct raken. We willen waarde toevoegen. Dat klinkt simpel, maar dat kan alleen als je daar bewust op stuurt. Wij doen dat door agile te werken.’

We weten niet alles
Jasper legt uit hoe dienst IT dat aanpakt. ‘Het klassieke denken over dienstverlening is dat we vooraf exact weten wat er nodig is. Dat is niet zo. Daarvoor verandert de wereld te snel. Daarom pakken wij het anders aan. We sturen vooraf niet op het volledige eindresultaat maar knippen het op in kleine stukjes. Zo blijft onze klant betrokken. Door feedback te krijgen en geven op elk deelresultaat, komen we er samen achter wat er precies nodig is. En zo komen we tot een concreet eindresultaat waar de klant blij mee is.’

Met elkaar in gesprek blijven
Hoe dienst IT dat doet, licht Jack van de Ven toe. Hij kent Fontys goed vanuit zowel de interne ‘klant’ door zijn ervaring bij Fontys Hogeschool Kind en Educatie als vanuit dienst IT. ‘Wij spreken in onze teams af waar we de komende weken aan werken: wat prioriteit heeft en wat we over drie weken opleveren. En na elke periode kijken we terug, vaak met onze stakeholders. Want alleen samen zorgen we ervoor dat we de veranderingen ook verankeren.’

‘Met dit kort-cyclisch werken, voorkomen we dat we een product opleveren dat niet helemaal aansluit bij wat er op het moment van oplevering nodig is. Dat is frustrerend, zowel voor de bouwers van het product als voor de klant. Daarom blijven we nu met onze stakeholders is gesprek. We stellen vragen vanuit oprechte interesse. Zodat wij precies begrijpen wat zij nodig hebben. En onze vragen helpen hen weer om te formuleren wat ze nu echt nodig hebben.’

Jack: ‘Het agile werken is een echte omslag dat nu nog met vallen en opstaan gaat. Maar het constant checken, bijsturen en verbeteren is een onderdeel van agile werken.’ Jasper, lachend: ‘Agile is niet altijd de oplossing, maar wel steeds vaker.’

Dienstoverstijgende samenwerking
‘Door zo te werken zijn we veel wendbaarder. We kijken wat er nodig is om waarde te creëren. En dat is een verschil met het verleden waarin projecten soms zo lang liepen dat het eindresultaat niet meer aansloot bij de wensen van dat moment’, zegt Jasper.

Jack: ‘Voor mijn gevoel kunnen we nog beter inspelen op de wensen van onze docenten en studenten, als we dienstoverstijgend, met een afvaarding vanuit de instituten in multidisciplinaire teams, kort-cyclisch zouden samenwerken. Dat we het écht samen doen hoop ik echt nog mee te maken binnen Fontys.’

Nieuwsgierig geworden naar onze nieuwe manier van samenwerken? Vraag een dienst IT collega naar ervaringen of lees er meer over in een volgend artikel met een aantal concrete voorbeelden.