Diensten medio dit jaar naar centrum Eindhoven

Chantal Snijders en Remco Schapendonk werken beiden als procesmanager bij de dienst Huisvesting en Facilitaire zaken (H en F) en zijn betrokken bij de herhuisvesting van de interne diensten. Vanwaar deze operatie? Remco: ‘Dat heeft meerdere redenen. De diensten zitten nu verspreid over meerdere locaties in Eindhoven: op het terrein van de Technische Universiteit in gebouw S1, aan de Theodor Fliednerstraat in gebouw TF en op campus Rachelmolen. Het erfpacht van S1 en TF loopt eind dit jaar af. De verhuizing naar een nieuwe werkomgeving biedt daarnaast een kans om als Fontysdiensten intensiever te gaan samenwerken en de dienstverlening naar de Fontysklanten te optimaliseren.’

Niet naar nieuwbouw

Het was de bedoeling dat de diensten na afloop van de erfpachtcontracten zouden worden ondergebracht op campus Rachelsmolen in Eindhoven. Chantal: ‘Voor het onderwijs zijn daar nieuwe onderwijsgebouwen in aanbouw. De verwachting was dat het aantal studenten zou gaan dalen. Dat zou een beweging binnen bestaande gebouwen op gang brengen waardoor er ruimte zou vrijkomen voor de diensten. In Eindhoven is de krimp echter beperkt. Sommige instituten groeien zelfs. Daardoor is er voor de diensten op de Rachelsmolen voorlopig onvoldoende plek.’

In september 2022 besloot Fontys de thuisbasis voor de diensten de komende drie jaar buiten de campus te huisvesten. In het hart van Eindhoven werd een prima locatie gevonden: het kantoor van De Lage Landen (DLL), een financiële dienstverlener. Chantal: ‘Mede omdat hun medewerkers sinds corona vaker thuis werken hadden ze ruimte over op de vierde en vijfde verdieping. Die etages gaan wij grotendeels huren voor onze zeven diensten en PMO (Project Management Office). Daarnaast realiseren we flexibele werkomgevingen voor medewerkers van de diensten op de grotere Fontys campussen in Eindhoven, Tilburg en Venlo, zogenaamde hubs.’

De verhuizing heeft betrekking op zo’n 680 medewerkers (ongeveer 530 fte). Remco: ‘Er komen in totaal ongeveer 250 werkplekken. Dat moet volgens onze inschatting volstaan. Niet iedereen werkt immers fulltime en niet iedereen komt elke werkdag naar kantoor. Een deel van de medewerkers blijft op de campussen, zoals medewerkers van de frontoffice, de servicedesk en de decanen.’ In principe is de huisvesting van de diensten in het gebouw van De Lage Landen van tijdelijke aard. Chantal: ‘We huren die twee etages voor drie jaar. Daarna is er mogelijk weer ruimte binnen Fontysgebouwen en verhuizen we weer daar naartoe.’

Flexibel concept

Voor sommige diensten zullen de nieuwe werkplekken (en een andere manier van werken) even wennen zijn, vermoedt Chantal. ‘Met name voor mensen die gewend zijn steeds aan hetzelfde bureau te werken. Dat is er straks niet meer bij. In principe kan en mag iedereen gaan zitten waar hij wil.

De campussen in Tilburg, Venlo en Eindhoven krijgen zogenaamde hubs; ook daar kunnen de medewerkers van diensten gaan werken, bijvoorbeeld als ze die dag daar een afspraak hebben of met een projectgroep willen samenwerken. En natuurlijk kun je ook thuis werken; handig als je je moet concentreren. Op kantoor komen juist weer meer overlegplekken, projectruimtes en vergaderruimtes waar je kunt overleggen met mensen die ter plekke aanwezig zijn én mensen die de vergadering op afstand volgen. En de werkplekken krijgen dubbele beeldschermen. Kortom: uitstekende faciliteiten, zodat je als medewerker veel keuze hebt.’

DLL heeft het goed voor zichzelf geregeld, weet Remco. ‘Het klimaat op de kantoren is heel aangenaam; klimaatplafonds zorgen voor schone lucht met een aantrekkelijke temperatuur. Op de begane grond bevinden zich een mooi bedrijfsrestaurant en een bar. Daar mogen onze diensten ook gebruik van maken. Onder het gebouw bevindt zich een ruime parkeerplaats. Er zijn voldoende parkeerplaatsen voor medewerkers om hun auto te parkeren. Hun fiets trouwens ook en er zijn oplaadpunten voor E-bikes. Je kunt er zelfs douchen. Je loopt meteen de binnenstad in en wandelt in minder dan tien minuten naar het centraal station.’

Loopt alles volgens planning, dan is de verhuizing in september afgerond. Remco: ‘We gaan het waarschijnlijk in stappen doen. Daarom onderzoeken we of we de verhuizing kunnen spreiden door bepaalde diensten of onderdelen daarvan al eerder te verhuizen.’